효율적인 사무관리

괴산증평교육청 이  난  영

Ⅰ. 사무관리의 개요

1. 사무의 개념

종래에는 ꡒ사무ꡓ의 개념을 주로 사무실에서 이루어지는 문서의 생산․유통․보존을 위주로 하는 서류에 관한 작업(paper work, desk work)으로 생각하여 왔으나, 현대에는 ꡒ사무ꡓ의 개념을 행정목적을 달성하기 위하여 행정활동을 촉진하고 정보를 수집․가공․저장․활용하여 정보를 처리하는 기능적인 측면으로 파악하게 되었음.

행정기관의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 사무관리규정이 정하는 바에 의함.

2. 사무의 종류

가. 사무의 종류

1) 목적에 의한 분류

가) 본래사무 : 국가의 존립․유지와 공공의 복지증진이라는 행정목적의 달성에 직접적으로 기여할 수 있는 사무

나) 지원사무 : 행정목적 달성을 위한 수단과 방법을 제공하는 사무

2) 사무의 난이도별 분류

가) 판단사무 : 전문적 지식과 경험을 필요로 하는 사무로서 주로 관리층이  담당하는 사무인 의사결정, 기획, 조정, 심사, 통제사무 등

나) 작업사무 : 주로 육체활동을 요하는 사무가 복합되어 행하여지는 사무

3. 사무관리의 원칙

행정기관의 사무는 용이성․정확성․신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록  관리하여야 함.

4. 사무의 분장

각 처리과의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속공무원간의 업무량이 균형되게 하여야 함.

5. 사무의 인계․인수

공무원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계․인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황․관계문서․자료 기타 업무와 관련되  는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계․인수하여야 함.

Ⅱ. 문서관리

1. 문서관리의 개설

가. 공문서의 개념

공문서라 함은 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면․사진․디스크․테이프․필름․슬라이드․전자문서 등의 특수매체기록을 포함) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말함.

나. 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건

1) 당해 기관의 의사표시가 명확하게 표시될 것

2) 위법․부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것

3) 당해 기관의 권한내의 사항 중에서 작성될 것

4) 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것

다. 문서처리의 원칙

1) 즉일처리의 원칙 : 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를  수 있으나, 효율적인 업무수행을 위하여 그 날로 처리

2) 책임처리의 원칙 : 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속․정확하게 처리

3) 적법성의 원칙 : 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 자에 의하여 작성․처리되어야 함.

4) 전자처리의 원칙 : 문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․보관․보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템에서 전자적으로 처리되도록 하여야 함.

라. 문서의 종류

1) 작성주체에 의한 구분

가) 공문서 : 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성 또는 접수한 문서

나) 사문서 : 개인이 사적(私的)인 목적을 위하여 작성한 문서

※사문서도 각종 신청서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 공문서임.

2) 유통대상에 의한 구분

가) 대내문서 : 당해 기관내부에서 지시․명령 또는 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 수발하는 문서

나) 대외문서 : 국민이나 단체 또는 다른 행정기관간(소속기관 포함)에 수발

3) 문서의 성질에 의한 분류

법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서

마. 문서의 성립과 효력발생

1) 문서의 성립시기

당해 문서에 대한 결재권자의 서명(전자이미지서명에 의한 결재포함)이  있음으로 성립.

2) 성립요건

정당한 권한이 있는 공무원이 직무의 범위 내에서 공무상 작성하고, 결재   권자의 결재가 있어야 함.

3) 효력발생시기

가) 일반문서 : 수신자에게 도달된 때.

나) 공고문서 : 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한날. 다만, 효력발생                       시기가 법령에 규정되어 있거나, 공고문서에 특별히 명시되                       어 있는 경우는 제외

다) 전자문서 : 수신자의 컴퓨터파일에 기록된 때

바. 행정전자서명의 인증 및 효력

1) 행정전자서명의 인증

- 인증권자 및 기능 수행권자

- 행정전자서명의 효력 및 전자문서의 추정

- 인증업무의 위탁 : 중안행정기관․지방자치단체 또는 소속기관

사. 문서발신의 원칙

1) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신.

다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신.

2) 하급기관에서 직근 상급기관외의 상급기관(당해 하급기관에 대한 지휘․감독권을 갖고 있는 기관을 말함)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 그 직근 상급기관을 경유하여 발신

3) 상급기관에서 직근 하급기관 외의 하급기관에 문서를 발신하는 경우에 전항과 같이 경유하여 발신.

2. 문서작성의 일반사항

가. 용지의 규격 및 여백

1) 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로210㎜, 세로297㎜(Ａ4용지)사용

※ 필요한 경우에는 그 용도에 적합한 규격을 정하여 사용 가능

2) 위 3㎝, 왼쪽 2㎝, 오른쪽 1.5㎝, 아래 1.5㎝를 띄우되 문서의 편철 위치나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다.

나. 문서의 용어

1) 글자 : 문서는 쉽고 간명하게  한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 씀.

2) 숫자 : 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자.

3) 연호 : 서기연호를 쓰되 “서기”는 표시하지 않음.

4) 날짜 : 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시   <예시>2003. 6. 11.

5) 시분 : 24시각 제에 따라 숫자로 표기하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분  <예시> 오후 1시 30분 → 13:30

다. 문서의 수정

1) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도         록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수         정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인

2) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우에는 문서의 여백에 삭제          또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인

3) 시행문을 정정한 경우에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인으         로 날인

4) 전자문서일 경우 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정전의 문서는         처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존

라. 항목의 구분

1)문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때 나누어 표시

기안문 작성 시에 하나의 항목만 있을 경우에는 항목구분 생략

2) 필요한 경우에는 항목의 구분을 본질적으로 벗어나지 않는 범위 내에서 □, ○, , ․ 등과 같은 특수한 기호를 쓸 수 있음.

3) 각 항목의 표시위치 및 띄우기

가) 첫째 항목부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작.

나) 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 1자(2타)씩 오른쪽에서 시작.

다) 항목부호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄움.

마. 문서의ꡒ끝ꡓ표시

1) 본문이 끝났을 경우 : 1자(2타) 띄우고ꡒ끝ꡓ자를 씀.

<예시> ---- 주시기 바랍니다.×끝.

2) 첨부물이 있는 경우 : 첨부의 표시를 한 다음에 1자(2타) 띄우고 ꡒ끝ꡓ자를 씀

<예시> 첨부 1. 서식승인 목록 1부.

2. 승인서식 2부.×끝.

3) 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 : 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 ꡒ끝ꡓ자를 표시

4) 연명부 등의 서식을 작성하는 경우

가) 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우

- 기재사항의 마지막 다음 줄에 “이하빈칸”이라고 표시

나) 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우

- 서식의 칸밖 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”자를 표시.

바. 첨부물의 표시

1) 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시

2) 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시

사. 금액의 표시

유가증권 및 문서에 금액의 표시 : 금53,740원 (금오만삼천칠백사십원)

※ 다른 법령에 표시방법이 따로 있는 경우 그 법령에 따름

3. 문서의 구성체제

가. 문서의 구성

1) 두문 : 행정기관명 및 수신자

2) 본문 : 제목․내용 및 붙임으로 함. 다만, 전자문서인 경우에는 제목   및 내용으로 할 수 있음.

3) 결문 : 발신명의, 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위 또는 직급  및 서명(전자문자서명․전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다.) 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 행정기관의 우편번호․주소․홈페이지주소․전화번호․모사전송번호, 공무원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 함.

나. 문서번호 및 수신자

1) 문서번호 : 문서에는 처리과명 및 문서등록일련번호로 표시하고(총무과-111), 기록물등록대장과 전자문서시스템에서는 처리과기관코드와 일련번호로 구성.

2) 수 신 자 : ∘기존의 기안문과 시행문에서는 두문의 수신과 참조란이 두 줄로 되어 있었으나, 이를 한 줄로 하되, 수신자란에 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 (  )에는 처리할 자의 직위가 분명한 경우에는 그 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 않는 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 표시함.

∘수신자가 여럿일 때 두문의 수신자란에 ꡒ수신자 참조ꡓ라고 쓰고, 결문의 수신자란에 수신자명 또는 수신자기호를 표시

∘수신처를 수신자로 명칭 변경

다. 제목의 표시

제목은 그 문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로서 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 쉬운 말로 간단하고 명확하게 표시.

라. 발신명의의 표시

1) 당해 기관의 장의 명의로 발신.(교육인적자원부장관, 충청북도교육감 등)

2) 행정기관내 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서

- 보조기관 또는 보좌기관명의로 발신 (총무과장, 초등교육과장 등)

3) 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니함.

4. 문서의 기안

가. 기안의 일반사항

1) 기안의 의의 : 기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말함.

2) 기안의 일반사항

가) 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기            타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니함.

※ 전자문서 : 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작     성, 송․수신 또는 저장된 문서(보존기간 20년 이상문서는 출력물과 함께 보관)

나) 기안문은 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야           한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을            수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있음. 이 경우 검토자의           서명란에 출장 등의 사유를 명시해야 함.

다) 제 나)항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그                       내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서나 별지에 그 의견을   표시하여야 함.

3) 기안자

가) 직급에 관계없이 사무관리규정 제5조의 규정에 의하여 분장 받은 업무            에 대하여 그 업무를 담당하는 자

나) 동 규정 제23조제4항의 규정에 의하여 그 처리담당자로 지정된 자

4) 기안의 형식

가) 행정기관의장은 문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․             보관․보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차             가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 함을 원칙으로 함.

나)  업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안

5) 발의자 및 보고자 표시

가) 기안문에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 발의자★(기안하도록 지시한           자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자           ◉(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야           함(규정 제14조).

나) 전자문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가           누구인지를 검색할 수 있도록 기안자․검토자 또는 결재권자의 직위           또는 직급란에 발의자 항목을 추가할 수 있음.

다) 발의자와 보고자가 동일인인 경우에는 ★, ◉를 함께 표시

라) 표시생략 가능 문서

- 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

- 제증명 발급, 회의록, 기타 단순사실을 기록한 문서

- 일상적․반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

마) 표시 위치는 직위 또는 직급의 앞 또는 위

다. 검토 및 협조

1) 기안문은 결재권자의 결재를 받기전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토  를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

2) 문서의 내용이 행정기관내의 다른 보조기관 또는 보좌기관이나 다른 행정기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다.

3) 제1)항과 제2)항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어         서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의         을 표시하여야 한다.

5. 결  재

가. 결재의 의의

1) 결재는 법령의 규정에 의하여 소관사항에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(주로 행정기관의 장)가 직접 그 의사를 결정하는 행위를 말함.

2) 전결이라 함은 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말하며, 그 위임전결사항은 당해 기관의 장이 훈령(위임전결규정 또는 지방자치단체의 규칙)으로 정함.

3) 대결이라 함은 결재권자가 휴가․출장 기타의 사유로 결재권자의 사정에 의하여 결재할 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말함.

4) 앞으로는 기안문과 시행문이 통합되어 그대로 시행되므로, 발신명의 밑에 온전한 직위(직급), 전결 및 서명이 그대로 표시되도록 하여 정책실명제의 실현 및 정착을 위함.

2) 대결의 표시

가) 문서를 대결하는 때에는 기안용지의 보조기관란 중 대결할 자의 서명란에 “대결”의 표시(또는 “대결”고무인 날인)를 하고 결재란에 서명.

나) 대결한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 다음과 같  이 대결, 직위(직급)를 표시하고 서명함.

다) 행정기관 외의 자에게 시행하는 문서와 서식에 의하여 처리하여 시행   하는 문서에는 대결의 표시를 생략함.

나. 결재문서의 간인

1) 간인의 의의

간인은 2장 이상으로 이루어지는 중요문서의 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에        걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말함.

2) 간인 대상문서

가) 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나) 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다) 허가, 인가, 등록 등에 관계되는 문서

라) 기타 결재권자가 중요하다고 인정하는 문서

3) 간인의 방법

가) 기안문과 시행문 : 관인관리자가 관인으로 간인.

나) 전자문서 : 행정자치부령이 정하는 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있음.

6. 문서의 접수․처리

가. 문서의 접수․처리

1) 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 공공기         관의기록물관리에관한법률시행령 제10조의 규정에 의한 기록물배부대장에         기록한 후 지체없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

2) 접수된 문서에는 접수란에 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제10조         의 규정에 의한 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야         하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시         되도록 하여야 한다. 다만, 제 1)항의 규정에 의하여 문서과에서 직접 받은         문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다.

3) 처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인         계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수         있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서         자동으로 표시되도록 하여야 한다.

4) 제 3)항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리         방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를          따로 지정할 수 있다.

5) 행정기관의 장은 정보통신망을 이용하여 행정기관이외의 자로부터 문서를         접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접         수된 문서는 제 1)항내지 제 4)항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만,         발신자의 주소․성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

6) 행정기관의 장은 행정기관의 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소를         이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 받아 처리과에서 접수할 수 있다.

7) 민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리에관한법률이 정하는 바에 의한다.

7. 문서의 등록

가. 등록방법 및 등록대상

1) 기록물 등록은 반드시 처리과별로 전산으로 등록

2) 처리과별로 생산․접수기록물을 통합하여 등록관리

3) 모든 생산․접수 기록물에 처리과기관코드+연도별등록일련번호

4) 종전의 문서등록대장, 문서접수대장, 특수규격관리대장 등을 기록물등록대장으로 통합관리

5) 공문서, 조사․연구․검토서, 회의록, 시청각물, 대통령, 국무총리․중앙행정기관의 장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방문객 명단 등

6) 결재 또는 검토과정에서 반려 또는 수정된 주요 원본문서

7) 공공기관의 주요 행사․사업에 관한 시청각기록물

나. 등록시기

1) 결재 또는 보고 종료시, 수정 또는 반려시, 접수시

2) 사진, 필름 등은 보존기록물로 선정시

3) 녹음․비디오 등은 편집 등 작품 완성시

8. 문서의 시행

가. 문서의 발송

기존에는 시행문을 별도로 작성하여 발송하였으나, 현재는 시행문을 별도로 작성하지 않고, 기안문에 관인(전자이미지관인)을 찍어 그대로 발송함.

나. 발송방법

1) 문서는 처리과에서 발송

2) 문서는 정보통신망을 이용하여 발송함을 원칙으로 함

3) 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등으로 발송

4) 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송

5) 인편(문서사송)․우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있음

6) 전자이미지관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행가능

7) 관인(전자관인 제외)을 날인하여 시행하여야 할 문서는 관인관리자로부터 관인을 날인 받아 처리과에서 발송함.

다. 관인날인 및 인영인쇄 사용

관인날인 대상문서 : 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서

마. 전자문서의 발송수단 확대(규정 제22조제3항)

◦전자문서는 행정기관의 홈페이지 또는 공무원의 공식 전자우편주소(행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 행정기관 외의 자에게 발송할 수 있음.

Ⅲ. 기록물의 보존 및 편철

1. 기록물관리법의 제정개요

가. 제정배경

1) 기록보존의 중요성

가) 기록자료가 보존되어야만 투명한 국정과 책임행정구현 가능

- IMF환란, 성수대교 붕괴, 삼풍백화점 사고 등의 원인 규명자료

나) 증빙문서의 보존은 국민의 신분 재산상의 권익보호와 직결

- 고아원의 아동대장 일제 지적도, 부모상봉 등

다) 보존된 기록자료가 장기간 경과후에는 모두 역사자료로 활용

라) knowhow의 축적활용으로 업무 효율화에 기여

마) 보존장소의 적절한 온도는 18～22℃, 습도는 40～60%이다.

2) 기록보존의 현실

가) 중요기관일수록 기록도 안 남기고 보존도 부실

나) 중요사항일수록 의사결정 과정상의 회의록, 검토서 등 관련서류 미작성

다) 책임이 따르는 문서일수록 단기보존, 무단파기 성행

라) 기록자료를 정보자료가 아닌 창고의 물품정도로 취급

마) 빈약한 기구 인력에 전문가도 없이 기록물관리를 일제침략이래 방치

나. 기록물관리법의 기본골격

1) 국가적 기록물 관리체제 및 기구의 확립 : 자료관

2) 회의록‧검토서․시청각물 등 중요사항에 대한 기록생산 의무화

3) 기록물 전산등록․분류제도로 문건단위까지 사후추적 가능화

4) 기록물편철 및 보관의 현대화 표준화로 훼손방지 및 정보관리 체계화

5) 보존위주의 기록물관리를 공개 활용위주의 정보관리로 전환

6) 대통령 기록, 비밀기록, 시청각기록물 등 중요역사자료 보존강화

7) 기록물 무단파기․은닉․멸실행위 형사처벌

2. 기록물의 편철 및 정리방법

가. 기록물 편철량 및 편철 방식

1) 모든 기록물은 사안단위로 관련문서끼리만 얇게 편철 하되 100매를   기준으로 하며, 많을 때는 2권 이상으로 분철가능

2) 일반문서류는 완결 전에는 진행문서파일, 완결 후에는 보존용 표지를  씌워 클립으로 고정 후 보존상자에 넣어 관리

3) 카드류, 사진, 필름류, 도면류는 보관봉투에 담아 편철

4) 편철순서와 면표시는 발생 순으로 위에서부터 아래로 실시

나. 편철기준

1) 발생․경과․완결의 관계로 연결되는 하나의 단위사안

2) 하나의 주제․과제․행사․회의․사안 관련 기록물

3) 테이프, 디스크, 디스켓, 영화필름 등 분리 곤란한 매체단위

4) 사진․도면 등의 경우 대상이 되는 주체․행사․시설․구역단위

5) 카드류의 경우 동종카드(30건 미만)를 넣어 편철한 봉투관리

6) 기타 기록물철 단위로 적합한 업무단위

다. 기록물철 작성 및 등록

1) 단위업무 편철기준에 따라 기록물철을 작성하면『기록물철등록부』   에 등록하고, 『기록물철 표지』를 전산으로 출력하여 당해 기록물   철의 표지로 부착해야 함

2) 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년 및 1년의 7종류

라. 면표시 방법

1) 문건별 면표시는 중앙하단, 철단위 면표시는 우측하단

2) 양면 기재된 문서는 양면 모두에 면표시

3) 기록물철의 면표시는 편철순서대로 윗장부터 아래로 일련번호로 부여

4) 기록물 철단위 면표시는 최초에는 연필로 했다가 기록물 정리가 끝   나면 잉크 또는 넘버링기기로 확정 표시

3. 기록물 폐기

가. 개요

1) 기록물 폐기는 「기록물관리법」시행령 제37조에 따라 기록물분류표   의 보존기간에 의거하여 자료관에서 기록물전문관리요원의 심사와 기  록물폐기심의회의 심의를 거쳐 행해야 하나,

2) 기록물분류조항의 시행연기 및 기록물관리기관인 자료관․기록물관리  전문요원의 미비로 인하여 2003. 12. 31까지 기존 “공문서분류번호및보존기준표”로 자료관 미설치의 경우 해당기능을 자료관설치대상 기관의 문서과에서 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 폐기업무 시행

나. 폐기대상

한시기록물(보존기간 1년, 3년, 5년, 10년, 20년)

다. 폐기권한 및 방법

1) 폐기권한

가) 처리과에서는 단 한건의 기록물도 폐기해서는 안됨

나) 자료관 : 구성 이전에는 설치대상기관의 문서과에서 해당 기능 수행

다) 기록물관리전문요원 : 배치 이전에는 문서과의 장이 소속직원 중   적격자(가급적 선임자)를 지정하여 폐기담당을 지시

라) 기록물폐기심의회 : 공공기관의 장이 기록물 폐기시 수시로 구성․  운영 ⇒ 폐기심의회는 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 소속 공무원 또는 직원으로 구성

2) 폐기방법

가) 폐기시 폐기심의서를 작성한 후 이에 따라 폐기

나) 개인정보 등 비공개가 담긴 기록물은 완전 소각 또는 문서세단기             로 절단